Drei gute Vorsätze für zufriedene Anwälte

Als Rechtsanwalt mehr Zeit mit der Familie und weniger Zeit in der Kanzlei verbringen

 

Vielleicht geht es Ihnen wie mir und Sie fühlen sich nach diesem besonderen Jahr umso mehr daran erinnert, dass Zeit mit der Familie, Gesundheit und auch ein finanzielles Polster wichtig sind. Fehlt etwas davon, fällt es auf; ist alles da, nimmt man es für selbstverständlich.

 

Nehmen wir mal an, dass Ihnen Zeit mit der Familie so wichtig ist, dass Sie sich davon mehr wünschen. In der jetzigen Zeit des Jahres könnte man dies als einen guten Vorsatz für das kommende Jahr bezeichnen. Wenn auch Sie dies als einen Ihrer guten Vorsätze bezeichnen, was würden Sie dafür tun?

 

Alles wie bisher? Sicherlich nicht, denn wie ein Sprichwort sagt, „wenn man immer das Selbe macht, bekommt man immer das Gleiche“. Das Gleiche wären in Ihrem Fall wieder der Abend oder das Wochenende in der Kanzlei statt die Zeit mit der Familie.

 

Sobald sich die Situation also ändern soll, müssen sich Dinge ändern.

Oje, denn Veränderungen sind weder die Stärke des Menschen, noch sind sie leicht zu realisieren. Als  Beraterin helfe ich vor allem Rechtsanwälten dabei, ihre Kanzlei, die Mitarbeiter und auch sich selbst so zu „führen“, dass der Umsatz steigt und dabei gleichzeitig ebenfalls Zufriedenheit steigt.

Drei der vielen Ansätze, um sich erlauben zu können, weniger zu arbeiten ohne auf Umsatz zu verzichten, stelle ich hier gerne vor – quasi als gute Vorsätze, um einen guten Vorsatz umzusetzen.

Drei Vorsätze

Vorsatz 1: Einnahmen sichern

Zeit mit der Familie zu verbringen ist schön - doch sollte man diese auch genießen können. Dies geht am besten, wenn finanziell auch alles passt. Ein Tipp aus der Praxis zu diesem Themenbereich ist, dass Rechnungen zeitnah und möglichst konsequent, also auch ausnahmslos geschrieben werden. In der Praxis fehlt häufig die Zeit dafür. Wie Sie es trotzdem schaffen können:

  1. Prüfen Sie nach jeder Tätigkeit im Mandat, ob bereits jetzt die Rechnung erstellt werden kann. Kommen Sie bspw. gerade von Gericht und ist eine Berufung unwahrscheinlich, könnten Sie eine entsprechende Abrechnung direkt anstoßen (lassen), jedoch erst mit den abschließenden Unterlagen an den Mandaten verschicken.

  2. In vielen Kanzleien gibt es diese „Geldakten“, in denen schon lange abgerechnet werden müssten, die Abrechnung jedoch entweder mühsam ist oder man nicht sicher ist, was man bspw. dem „Cousin des Nachbarn“ für die juristische Tätigkeit in Rechnung stellen soll.
    Mein Tipp: Definieren Sie für sich und in der Kanzlei, wie mit solchen Akten in Zukunft umgegangen werden soll und wie Sie es schaffen, dass diese „Geldakten“ nach und nach abgerechnet oder abgelegt werden. Übrigens: Je klarer der Plan und desto kleiner die Schritte desto höher ist die Wahrscheinlichkeit der Umsetzung.

  3. Neben den zu spät oder nicht gestellten Rechnungen ist vor allem das Mahnwesen einer der wichtigsten Erfolgshebel in der Anwaltskanzlei. Nicht selten liegt der Wert der offenen Posten bei 30% des Umsatzes und ist damit meistens ein fünfstelliger Betrag. 

Vorsatz 2: Die kommende Woche und die Tage konkreter planen

Der Anwaltsberuf ist komplex und der Arbeitstag  wird durch Mandantengespräche oder Gerichtstermine häufig unterbrochen. Es bleibt nur wenig Zeit, sich um die eigentliche Mandatsbearbeitung zu kümmern.

 

Damit die kostbaren Zeitfenster gut genutzt werden können empfiehlt sich eine Planung. Diese sollte mehr sein als dass man morgens die Akten mit Fristablauf vorgelegt bekommt. Versuchen Sie vielmehr bereits am Freitag ein Überblick über die nächste Woche zu bekommen. So können Sie die anstehenden Fristen besser über die ganze Woche verteilen und auch sonstige Termine und Zeitfenster besser planen.

 

Studien besagen, dass man möglichst ähnliche Dinge im Block bearbeiten sollte: 
  •  E-Mails sollten in einem konkreten Zeitfenster bearbeitet und Benachrichtigungen über neue Mails ausgeschaltet werden (optisch und akustisch)
  •  Rückrufe sollte man nacheinander tätigen
  • Vielleicht ist es auch so, dass Akten sich ähneln und dass eine Serienbearbeitung insgesamt die Arbeit erleichtert und beschleunigt....

 

Doch bei aller Planung gibt es manchmal Mandate, in die man sich tief einarbeiten muss. Umso ärgerlicher ist es dann, wenn man dabei unterbrochen wird. Generell gilt, dass Unterbrechungen einen 20 Minuten „kosten“ -  gepaart mit der Wahrscheinlichkeit Fehler zu machen.

Vorsatz 3: Störungsfreie Zeiten einführen und leben

 Nachdem Sie nun einen guten Überblick über die Woche und die kommenden Tage haben, wissen Sie, welche Akten „harte Nüsse“ sind und wirklich ihre volle und ungestörte Aufmerksamkeit benötigen, um sie konzentriert und qualitativ hochwertig bearbeiten zu können.

 

Planen Sie „störungsfreie Zeiten“ an einigen oder allen Tagen der Woche ein. In diesen Zeitfenstern werden keine Telefonate durchgestellt, keine Akten bei Ihnen im Büro gesucht, keine Mappen oder Akten vorgelegt oder ähnliches. Auch alle weiteren Störquellen wie das eigene Smartphone sollten auf „leise“ oder das Bürotelefon auf „nicht stören“ gestellt werden.

So schaffen Sie sich Zeit, die gut für die „besonderen“ Akten und nicht unbedingt für die „Akten mit heutiger Frist“ verwendet werden kann. Es ist ein Zeitfenster, das Sie und Ihre Mandanten verdienen. Statt diese „störungsfreien Zeit“ in den Alltag zu integrieren, stehen viele früh auf oder sind am Wochenende in der Kanzlei, um endlich in Ruhe zu arbeiten. Da passt die „störungsfreie Zeit“ doch wesentlich besser, um den Vorsatz umzusetzen, mehr Zeit mit der Familie zu verbringen 😊 

Respektvolle Zusammenarbeit und Zufriedenheit

In meiner Beratung geht es viel darum, Störungen zu identifizieren und zu reduzieren. Genauso wie sich vor allem Kanzleiinhaber und auch die Berufsträger sich diese „störungsfreie Zeit“ herausnehmen können und sollten, um in Ruhe zu arbeiten, sollte auch jeder andere in der Kanzlei so wenig wie möglich „gestört“ und bei der Arbeit unterbrochen werden. Denn auch im Sekretariat gilt, dass jede Unterbrechung nicht nur zu Zeitverlust, sondern vor allem auch zu ggf. sehr folgenschweren Fehlern führen kann. Ein „haste Mal, kannste Mal“ zwischendurch oder „Frau SoundSo, wo ist denn die Akte“ oder das Arbeiten in einer lauten und unruhigen Umgebung sind entsprechende Herausforderungen. Besser ist es auch hier, wenn Bitten im Block also auf Basis einer gewissen Planung erfolgen oder dass gewartet wird bis die Sekretärin ihren Gedanken beendet hat und so offen für das Gesprochene ist. Dies kann man als Steigerung Produktivität, als Sicherung der Qualität oder auch schlichtweg als Respekt für die Arbeit des anderen beschreiben. 

 

Sobald die hier genannten Möglichkeiten im Kanzleialltag umgesetzt oder noch weiter optimiert werden, sind mehr Zeit und Ruhe automatisch positive Folgen. Folgen, die sich auch in einem entspannterem, freundlicherem und respektvollerem Umgang miteinander und damit in Form von einer höheren Zufriedenheiten und Freude im Alltag bemerkbar machen. Da lässt sich die gewonnen Zeit doch gleich noch viel besser gelaunt und angenehmer mit der Familie verbringen 😉 

 

Ich wünsche Ihnen von Herzen ganz viel Erfolg, ein gutes Jahr 2021 und natürlich vor allem Gesundheit und immer einen guten Schlaf! 

 

 

Sie möchten weitere Ansatzpunkte für den Kanzleierfolg als Rechtsanwalt kennenzulernen oder wünschen Unterstützung bei der Umsetzung?

 

Dann rufen Sie gerne kostenfrei und unverbindlich an: 040-63779813 - auch direkt ab dem 2.1.2021

 

Jasmin Isphording

Kanzleiberatung Jasis Consulting 

Tel: 040-63779813

jasis@jasis-consulting.de

www.jasis-consulting.de